Manutenção de registros – divertido, certo? Mas: isso pode realmente ajudá -lo a cobrir sua bunda no trabalho quando precisar. Então, como você organiza, arquiva e, de outra forma, acompanha suas anotações, e -mails e telefonemas? A postagem de convidado de hoje traz algumas recomendações excepcionais da Belle of Capitol Hill Style – CHS no CYA, por assim dizer. Agradecemos a Belle por transmitir essas idéias (e bem -vindo de volta ao blog)!
Trabalhar na política me ensinou várias lições úteis, a mais crucial da qual era como manter registros excepcionais. Eu salvo e -mails, cartas, memorandos e anotações porque você nunca sabe quando precisará de uma trilha em papel. Então, quando Kat me pediu para escrever um post detalhando como cobrir sua bunda no trabalho, fiquei encantado em obrigar.
Vamos começar com a base do CYA, mantendo bons registros:

Notas de reunião, tenho mais de 30 pequenos cadernos em espiral que abrangem toda a minha carreira. Do lado de fora, eles são rotulados para emprego e data, por exemplo “Congresso. Maio ’07- outubro ’07. ” Por dentro, você encontrará minhas anotações para todas as consultas rotuladas com os nomes de todos os participantes, sua afiliação e os detalhes de nossa conversa.
Essas notas são um registro do que foi dito, o que foi prometido e qual foi o resultado da reunião. Manter as anotações precisas ajudará a esclarecer os falhas de comunicação e o ajudará a refrescar sua memória antes de sua próxima reunião com as mesmas pessoas, não importa quanto tempo tenha passado nesse meio tempo.
Os e -mails em nossa era digital, ter uma caixa de entrada organizados é crucial para o seu sucesso como profissional. Primeiro, você não quer perder algo que pode precisar mais tarde ou colocar uma correspondência crucial. Em segundo lugar, você nunca sabe quando seu compromisso em manter bons registros salvará seu esconderijo.

Durante uma campanha de reeleição, o governador do meu estado saiu em forte oposição a um projeto de lei que meu chefe estava apoiando. Imagine a surpresa do governador quando um dos meus colegas de trabalho alcançou sua caixa de entrada e pegou uma carta de quatro anos, assinada por ele, expressando seu apoio infalível a uma versão anterior do projeto que ele agora se opôs. O e -mail nos tirou da defensiva e o colocou nele.
Então, como você deve organizar seus e -mails? Não há uma maneira de reunir sua caixa de entrada, mas eu gosto de organizar a minha por ano (2014), depois por edição (assuntos dos veteranos), depois pelo grupo (Guarda Nacional). Se estou fazendo um trabalho crucial em uma conta ou um problema, ela recebe sua própria pasta. Também gosto de e-mails cruciais de código de cores em azul, e-mails com anexos cruciais em verde e e-mails controversos ou de alguém que se opõe à nossa posição em vermelho.
Telefonemas
Ao contrário dos e -mails, os telefonemas têm uma trilha de papel obscura. Isso pode ser uma coisa boa ou ruim. Então, mantenho um documento de palavra aberto no meu computador intitulado “Chamadas importantes”. Como minhas anotações, detalha com quem conversei, quando conversamos, o que discutimos e o que resolvemos. É útil ter quando seu chefe pede um resumo preciso da sua conversa.

Evitando uma trilha de papel
Manter bons registros é crítico. Pode ajudá-lo a resolver disputas, refrescar sua memória sobre discussões anteriores e manter sua lista de tarefas no caminho certo. Mas e aqueles momentos em que você não quer uma trilha de papel?
É necessário tirar uma conversa do domínio digital quando as informações precisam ser compartilhadas fora do registro, as desculpas precisam ser feitas ou quando você precisa ter certeza de que o que está prestes a dizer não pode ser transmitido com um básico Clique no botão avançado.
Basicamente, se você está ansioso para que o que está prestes a escrever possa ser usado contra você, acabar nas mãos erradas ou prejudicar o projeto em que está trabalhando. não. colocar. isto. por escrito. Use o seu melhor julgamento e, em caso de dúvida, escolha discar, em vez de tipo.
Ligações telefônicas vs. e -mails
Mas e se você quiser uma conversa sobre o registro e a pessoa com quem está falando chama você por telefone? Digamos que você esteja tentando bloquear o apoio para uma legislação crucial de um funcionário cujo chefe é menos do que confiável. O funcionário tem o prazer de lhe dizer ao telefone que seu chefe está a bordo, mas você precisa de algo muito mais concreto. Você precisa da trilha de papel. Digite o email de acompanhamento:
“Caro John, muito obrigado por dedicar um tempo para me ligar sobre o apoio do deputado Smith ao H.R 529. Meu chefe ficará muito satisfeito em saber que o deputado Smith está a bordo. Seu voto de Yay será uma demonstração tão forte de seu compromisso com essa questão. Obrigado novamente por todo o seu trabalho duro sobre esse assunto, sinceramente, Belle. ”
Claro, ele pode afirmar que nunca disse isso. Ele pode negar que já prometeu qualquer coisa, mas você tem um registro de data e hora do seu lado da história.

Use chamadas telefônicas e e-mails de acompanhamento com cautela. Muitas vezes, levar para os telefones pode fazer uma conversa inócua parecer secretanull